Жанр: Учеба
Применение комп. обработки информации на предприятиях
...ктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей
пиктограмме.
Небольшой пример по построению графика из таблицы:
Прцесор
Цена (руб)
1
Реntium 75
400 000
Реntium 200
2 000 000
Реntium ММХ 200
2 300 000
Маркирование ячеек.
Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются)
автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести
указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой
кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для
маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале
маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку
мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый
нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто
щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования
нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить
указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая
клавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю
область с помощью клавиш управления курсором.
Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по
номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или
столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно
щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая
кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
Отмена операций.
Действие, которое выполнено последним, можно отменить
директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].
Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11й
пиктограмме на панели управления.
Директива отмены после выполнения превращается в
директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту
директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и
т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации
[Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.
Предыдущее действие можно повторить - для этого служит
директива Repeat из меню Edit. Для повторения последнего
действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й
пиктограмме на панели управления.
Копирование данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек,
содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать
директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область
будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель
мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать
клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области
появится в новом месте. Если область, в которую нужно
поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп
должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано
сообщение об ошибке.
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть
директива копирования. Для копирования можно также
использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на
панели управления.
Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить
его на новое место в таблице, то следует использовать
директиву Cut из меню Edit. На панели управления этой
директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на
клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].
Удаление данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек,
содержимое которых должно быть удалено. Затем можно
воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в
меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие
четыре директивы:
All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
Formats - отменяет только формат ячейки;
Contents - удаляет только содержимое ячейки;
Notes - удаляет только комментарии к ячейке.
Директива удаления Clear Contents есть также в меню
правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить
только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто
нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную
информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z],
которая отменит директиву удаления.
Форматирование чисел.
Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо
изменить формат представления чисел. После этого можно либо
открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем
директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню
Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно
Format Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет
выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования
чисел. В поле Category приведены различные типы форматов,
которые выбираются щелчком мыши или с помощью
клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны
коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code:
пользователь может задать код своего формата и запомнить его
в списке форматов. В нижней части окна Format Cells
находится поле просмотра Sample:, в котором показано, как будет
выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.
Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели
форматирования управления позволяет установить формат валюты в
заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты).
Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет
установить формат процентов (к числу добавляется символ
процентов).
Выравнивание данных.
Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel
можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на
панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо
промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть
контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву
Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В
любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В
верхнем поле этого окна выберите опцию Alignment. После
этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных
кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)
и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по
левому краю, а числа по правому.
Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью
пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно
промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по
нужной пиктограмме.
Установка шрифтов.
Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно
изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное
меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells,
либо вызвать директиву Cell из меню Format. В верхнем поле
открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию Font. В
окне появится поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта
из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от
установок, сделанных в среде Windows.
В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта.
По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10
пунктов. В списке шрифтовых стилей Font Style: можно выбрать
обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и
жирный курсив (Bold Italic). В поле Underline можно выбрать тип
подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле
Effects расположены три опциональные кнопки, которые дают
возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его
на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов.
Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я)
позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ
B), курсив (символ I), подчеркивание (символ U с чертой
внизу).
7.4. Табличные вычисления
Возможность использования формул и функций является одним
из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц.
Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ
числовых значений в таблице.
Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен
начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла
отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку
записывается математическое выражение, содержащее аргументы,
арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа
и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут
использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); *
(умножение); / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые
расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого
файла. Однажды введенная формула может быть в любое время
модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает
пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой
таблице.
Кроме этого, программа Excel позволяет работать со
сложными формулами, содержащими несколько операций. Для
наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа
Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а
собственно формулу.
Ввод формул.
Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как
текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое
значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы
необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен
предшествовать знак равенства (=).
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а
в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на
второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует
ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].
Ввод формул можно существенно упростить, используя
маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто
щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления
и щелкнуть по второй ячейке.
Сложные формулы.
Применение сложных формул продемонстрируем на примере.
B
C
D
E
РАБОТА
ВРЕМЯ
ЦЕНА
СУММА
Настройка
клавиатуры
$
17.80
$
35.60
Обслуживание
машин
$
3.80
$
15.20
Подготовка
формуляров
$
1.56
$
12.48
Сумма
$
63.28
НДС 15%
$
9.49
Рис.1.
В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах),
затраченное на выполнение работы, в столбце D - стоимость
одного часа работы, а в столбце Е - промежуточная сумма,
которую надо заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно
вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо
записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму
умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и
результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.
Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате
(например, в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные
суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна
иметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и
просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения
чисел можно также использовать функцию суммы SUM(), тогда
формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.
Редактирование формул.
Чтобы начать редактировать содержимое ячейки,
нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем
шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу
[F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме
редактирования в верхней части экрана (под строкой
пиктографического меню) активизируется наборная строка, в
которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.
Информационные связи.
В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,
расположенную в другой таблице. После установления ссылки
значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически
обновляться.
Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом
рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом
соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на
рабочем листе Sheet2 необходимо ввести формулу: =Sheet2!B3.
Если в названии листа есть пробелы, то оно (название)
заключается в кавычки. Адреса ячеек должны быть указаны
латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно
упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с
помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркировать ячейку,
в которой должен появиться результат. Затем нужно выполнить
директиву Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой
директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link.
Групповые имена.
Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы
ячеек. Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельные
ячейки, промаркируйте всю группу и присвойте ей имя. В
дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.
Для присвоения имени маркированной группе ячеек в меню
Insert нужно открыть подменю Name и вызвать в нем директиву
Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name
укажите имя этой группы. Имя группы должно начинаться с буквы и
содержать не более 255 символов. Не допускается
использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с
адресами ячеек (А1 и т.п.). В этом окне приводится также
список уже присвоенных групповых имен, относящихся к данному
блокноту.
Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их
также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого
нужно промаркировать соседние строки (столбцы), включая первые
ячейки, где расположены имена, и вызвать директиву Create
из меню Insert Name. В открывшемся диалоговом окне нужно
указать местонахождение имен (в первой или последней ячейке
строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.
Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то в
списке имен можно увидеть, что программа Excel присвоила
указанным строкам (столбцам) эти имена.
В нижнем поле Refers to диалогового окна Define Name
даются табличные адреса именуемой группы. Теперь при вводе
формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующих эту
группу, можно указать ее имя.
Полный список всех групповых имен расположен слева от
наборной строки. Во время ввода формулы можно открыть этот
список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в нем
интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет сразу
вставлено в формулу, независимо от местонахождения активной
ячейки.
Например, если столбцу Е (см. рис. 1) присвоено имя
"Сумма" и нужно вычислить сумму ячеек Е11, Е12 и Е13, то ввод
формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя
функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.
Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть
мышью по имени "Сумма". Программа Excel вставит это имя в
формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу
[Enter], чтобы завершить ввод формулы.
7.5. Построение и оформление диаграмм
Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в
таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была
предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию
Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет
создавать диаграммы "презентационного качества".
Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и
улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился
новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые
диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые
трехмерные диаграммы четвертой версии.
Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или
разместить ее на отдельном рабочем листе.
Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных
средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью
выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается
исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и
цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова
Конструктора диаграмм.
Построение диаграмм.
Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все
работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите
Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на основной панели по
17-й пиктограмме.
Конструктор диаграмм будет ожидать информации о
местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает
форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью
указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего
листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой
кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте
образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего
левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если
диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в
меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New
Sheet.
После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в
котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала
нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе
которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге
промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и
столбцов.
Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной
кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид
диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор
предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На
последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы,
ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и
табличными данными), а также указать надписи на осях
диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и
диаграмма появится в указанной области рабочего листа.
Типы диаграмм.
Тип диаграммы можно задать тремя различными способами.
Первый способ описан в разделе 5.1. Второй способ связан с
входом в режим редактирования диаграммы, который включается
двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.
Тогда в меню Format появится директива Chart Type.
Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне
выберите подходящий тип диаграммы.
Однако проще всего воспользоваться графическим меню.
Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели
и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части
экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая
пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка
по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед
Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.
Надписи на осях.
Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях
на пятом шаге работы с Конструктором, то сделайте это сейчас.
Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В
открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей,
которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить
опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis.
Для трехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для
надписей на третьей оси.
После щелчка по кнопке Value (Y) Axis на диаграмме
появляется текстовая рамка, в которой находится буква Y. Эту
букву можно обычным образом заменить любым текстом. Чтобы
завершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграмме
появится текст, который можно редактировать и форматировать
обычным образом. Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью,
чтобы появилась текстовая рамка.
Дополнительные объекты.
В меню Insert расположены директивы, которые
позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В
частности, здесь есть директива Picture, которая импортирует
рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.).
После вызова этой директивы открывается окно загрузки
графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок,
заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по
диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.
Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет
возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который
будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для
вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и
нажать клавишу ввода [Enter]. Тогда в центре диаграммы
появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши
соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на
диаграмме.
Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью
пиктографической панели Drawing, на которой есть все
необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно через меню
правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View.
Актуализация диаграмм.
Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой
строилась диаграмма, то программа Excel автоматически
модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую
строку или столбец, то действуйте следующим образом.
Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью
мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на
границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки
мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите
кнопку мыши, диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта
техника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop или
Drag & Plot.
Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то
для ее актуализации можно использовать директиву New Data из
меню Insert. В диалоговом окне этой директивы нужно указать
область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо
промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте
диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в
диаграмму соответствующие изменения. Если Вы неудовлетворены
результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой
Undo из меню Edit.
7.6. Функции
Для выполнения табличных вычислений нужны формулы.
Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень
часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее
запрограммированных формул, которые называются функциями.
Все функции разделены по категориям, чтобы в них было
проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает
на всех этапах работы правильно применять функции. Он
позволяет построить и вычислить большинство функций за два
шага.
В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный
список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если
известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по
категориям. Многие функции различаются очень незначительно,
поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться
краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор
функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые
называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать
одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор
функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.
Конструктор функций.
Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться
результат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограмме
Конструктора функций (со значком fx) откройте диалоговое окно
Конструктора.
В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в
правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того
чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции
All в поле категорий.
Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда
название функции появится в отдельной строке вместе с кратким
описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов
функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге
работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по
командной кнопке Next.
На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются
аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые
должны учитываться обязательно, и необязательные
(опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно
либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице
промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес
аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового
окна Конструктора.
При работе с Конструктором всегда можно вернуться к
первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать
другую функцию. Если все аргументы функции были указаны
правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат
вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу.
Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно
Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы появится результат
вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной
строке можно увидеть выбранную функцию вместе с
соответствующими аргументами.
Редактирование функций.
Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем
щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое
окно Editing Function.
В этом окне дается название функции, приводится ее
краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы
изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует
либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать
соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования
следует щелкнуть по командной кнопке Finish.
После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной
строке появится текст функции, содержащей значения аргументов.
Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в
наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для
этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где
необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три
командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).
В той позиции, где был выполнен щелчок, появится
мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые
символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестиком
отменя
...Закладка в соц.сетях
