Жанр: Учеба
Применение комп. обработки информации на предприятиях
...ечивает работу
саморазвивающейся сети
внешних контактов и
источников информации,
которые предоставляют
информацию и оказывают
услуги
Переписка, участие в
совещаниях на стороне,
другая работа с
внешними
организациями и лицами
Информационные роли
Приемник
информации
Разыскивает и получает
разнообразную информацию (в
основном текущую)
специализированного характера,
которую, понимая организации
и внешние условия, успешно
использует в интересах своего
дела; выступает как нервный
центр внешней и внутренней
информации, поступающего в
организацию
Обработка всей почты,
осуществление
контактов, связанных
преимущественно с
получением информации
(периодические издания,
ознакомительные
поездки)
Распростран
итель
информации
Передает информацию,
полученную из внешних
источников или от других
подчиненных, членам
организации; часть этой
информации носит чисто
фактический характер, другая
требует интерпретации
отдельных фактов для
формирования взглядов
организации
Рассылка почты по
организациям с целью
получения информации,
вербальные контакты
для передачи
информации
подчиненным (обзор,
беседы)
Представител
ь
Передает информацию для
внешних контактов организации
относительно планов, политики,
действий, результатов работы
организации, действует как
эксперт по вопросам данной
отрасли
Участие в заседаниях,
обращение через почту,
устные выступления,
включая передачу
информации во внешние
организации и другим
лицам
Предпренема
тель
Изыскивает возможности внутри
самой организации и за ее
пределами, разрабатывает и
запускает "проекты по
совершенствованию",
приносящие
изменени,контролирует
разработку определенных
проектов
Участие в заседаниях с
обсуждением стратегии,
обзоры ситуации,
включающие
инициирование или
разработку проектов
усовершенствования
деятельности
Ведущий
переговоры
Ответственный за
представительство организации
на всех значительных и важных
переговорах
Ведение переговоров
Устраняющий
нарушения
Отвечает за корректировочные
действия, когда организация
оказывается перед
необходимостью важных и
неожиданных нарушений
Обсуждение
стратегических и
текущих вопросов,
включая проблемы и
кризисы
В таблице представлена такая типизация ролей и приводятся
примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли не могут
быть независимы одна от другой. Наоборот они взаимозависимы и
вазимодействуют для создания одного целого. Межличностные роли
вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и
охватывают его сферу взаимодействий с людьми. Эти межличностные
роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения
информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет
его играть информационные роли, и действовать в качестве центра
обработки информации. Принимая на себя межличностные и
информационные роли, руководитель способен играть роли,
связанные с принятием решений: распределение ресурсов,
улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.
Все эти 10 ролей, взятые вместе определяют объем иВ современных условиях рыночной экономики важным
фактором стало информационное обеспечение, которое
состоит в сборе и переработке информации, необходимой
для принятия обоснованных управленческих решений.
Передача информации о положении и деятельности
предприятия на высший уровень управления и взаимный
обмен информацией между всеми взаимными
подразделениями фирмы осуществляются на базе современной
электронно-вычислительной техники и других технических
средствах связи.
В деятельности коммерческих структур, представляющих
собой комплексы большого числа повседневно связанных
и взаимодействующих предприятий, передача информации
является первостепенным и непременным фактором
нормального функционирования данной структуры. При
этом особое значение приобретает обеспечение
оперативности и достоверности информации. Для многих
фирм внутрифирменная система информации решает
задачи организации технологического процесса и носит
производственный характер. Это касается прежде всего
процессов обеспечения предприятий кооперированной
продукцией, поступающей со специализированных
предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь
информация играет важную роль в предоставлении
сведений для принятия управленческих решений и
является одним из факторов, обеспечивающих снижение
издержек производства и повышение его эффективности.
Информация служит основой для подготовки
соответствующих докладов, отчетов, предложений для
выработки и принятия соответствующих решений.
4. Значение внутрифирменной системы информации
Для современных условий характерно применение
высокоэффективной внутрифирменной системы информации,
основанной на использовании новейших технических средств
автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на
базе компьютеров с процессорами Intel 486 , объединенных в единую
внутрифирменную локальную вычислительную сеть
Управленческая внутрифирменная информационная
система представляет собой совокупность информационных
процессов, для удовлетворения потребности в информации
разных уровней принятия решений.
Информационная система состоит из компонентов
обработки информации, внутренних и внешних каналов
передачи.
информационная система
внутренний канал
внешний канал
ОБРАБОТКА
НАКОПЛЕНИЕ
ХРАНЕНИЕ
ВЫДАЧА
ПРИМЕНЕНИЕ
Важную роль в исполнении информации играют
способы ее регистрации, обработки, накопления и
передачи; систематизированное хранение информации и
выдача ее в требуемой форме; производство новой
числовой, графической и иной информации.
В 80-е годы произошел переход от отдельных
управленческих информационных систем к созданию единой
внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и
представления информации.
В современных условиях в крупных организациях
созданы и эффективно действуют информационные
системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия
управленческих решений и решающие следующие задачи:
обработка данных, обработка информации, реализация
интеллектуальной деятельности.
Для определения эффективности внутрифирменной
системы управления на многих предприятиях в учете и
отчетности стал использоваться показатель - отношение
получаемой прибыли к затратам на технические средства
и обеспечение функционирования внутрифирменной системы
информации.
5. Технические средства, используемые во внутрифирменной
системе информации
Во внутрифирменной системе информации используются,
прежде всего, такие виды вычислительной техники , как
компьютеры ,оснащенные необходимым набором периферии,
электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций,
средства автоматизированной обработки текстовой
информации и, прежде всего ЭВМ.
В процессе автоматизации управления ЭВМ
используются, преимущественно, для:
- разработки оперативных планов производства и
контроля за их выполнением;
- контроля движения запасов материалов, необходимых
для процесса производства;
- расчета заработной платы;
- контроля за поступлением заказов;
- анализа данных о сбыте продукции;
- регистрации поступления платежей;
---ведения учета и отчетности.
-
Важную роль играет использование ЭВМ в системе
производственного контроля. Установленные на контрольных
участках ЭВМ проверяют качество поступающих на
сборку частей и деталей (сверка веса, размеров
допусков применительно к существующим стандартам).
Развитие систем телекоммуникаций и , в частности,
технологий локальных вычислительных сетей, позволило
объединить все технические средства обработки цифровой
и текстовой информации в единую внутрифирменную
информационную систему. Наиболее эффективной системой
информации считается система, основанная на
одновременном использовании вычислительной техники и
средств автоматизированной обработки текстовой
информации, объединенных в одну систему.
6. Система ведения записей
На основе специальных программ, направленных на
облегчение доступа и использования требуемой
информации разрабатываются системы введения записей.
К важнейшим видам записей относятся:
- расчеты заработной платы рабочих и служащих;
- тексты контрактов и сопроводительная документация;
- тексты годовых отчетов и протоколы собраний
акционеров;
- данные для осуществления многовариантных расчетов
в рамках программ маркетинга по продукту и по
хозяйственному подразделению;
- данные для разработки планов и показатели
самих планов.
7. Программные продукты используемые на фирме
В 1986 году "крохотная" не кому не извесная компания Microsoft
выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Кто
бы мог подумать, что через каких то 5-6лет, эта компания станет
крупнейшей в мире по производству и разработке программного
обеспечения. Сейчас не одна фирма не обходится без таких
программных продуктов как Access, Word, Excel, и т.д. все эти
продукты объеденены в один программный пакет Office.
Программный пакет MS Office наиболее подходит, для организации
работы в любой структуре, буть то, крупная фирма или же мелкое
частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для
управления, делопроизводства, финасов, бухгалтерии предприятия. В
данной дипломной работе мы наглядно видим, как можно эффективно
создать универсальный бизнес план с помощью одного из
компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы)
8. Применение электронных таблиц MS excel
С помощью MS Excel мы создали ряд таблиц, произвели
подсчеты в этих таблицах, сделали наглядные графики и
диаграммы. Все эти расчеты наглядно демонстрируют
эффективность бизнес плана доказывая эффективность проекта,
делают его универсальным. Допустим основные данные по
нашему проекту устарели, и нам придется произволить все
расчеты заново, но в нашем случие нам достаточнно заменить
основные данные на новые, как сразу же в мы сможем убедится
в целесобразности проекта. Это делает бищнес план гибким
средством в помощь бизнесменам.
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке
программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции
развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа
Excel представляла собой фактический стандарт с точки
зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на
рынке появилась версия 5.0, которая содержит много
улучшений и приятных неожиданностей.
К значительным достижениям в новой версии программы
Excel можно отнести появление трехмерных документов
(блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами
значительно упростилось по сравнению с прежними версиями.
Контекстные меню значительно расширены, а
дополнительные программные инструменты облегчают решение
сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках
(Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции
и выдают рекомендации, если существует более простой метод
решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная
подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать
необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном
комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из
важнейших функциональных расширений программы,
предназначенным для профессионалов, является встроенная в
Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для
решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft
удалось не только расширить возможности языка
макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного
программирования, поскольку VBA позволяет создавать
полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям
выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме
этого, следует назвать следующие важные новшества программы
Excel 5.0:
- менеджер файлов, который выдает подробную
информацию о всех файлах;
- диалоговые окна-регистры;
- отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для
быстрой активизации диаграмм.
7.1. Управление файлами
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С
помощью программы Excel можно создавать самые различные
документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для
составления таблиц, вычисления статистических оценок,
управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из
этих приложений программа Excel может создать отдельный
документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих
листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот,
рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь
получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность их обработки.
Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать
директиву New.
На экране появится документ с именем Book2: программа
Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с
добавлением текущего порядкового номера.
Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по
первой пиктограмме, которая находится в первой (основной)
пиктографической панели (первая строка пиктографического
меню).
Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим
документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая
находится на основной панели. В любом случае откроется
диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives
нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где
расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в
левом поле появится список имен файлов, среди которых должен
находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла,
оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть
диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув
по имени искомого файла.
Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из
меню File директиву Save. После этого откроется диалоговое
окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а
также диск и директорию, в которой его надо расположить.
Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное
имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может
заменить любым другим. В имени файла нежелательно
использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это
и не запрещено. Не следует также использовать символы
кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и
системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel
расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как
будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно
щелчком по кнопке OK.
Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью
которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В
открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув
по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором
должна появиться директива AutoSave... Вызовите эту директиву,
тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором
пользователь может задать интервал времени между моментами
сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли
программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли
автоматически сохранять все документы или только активный
документ.
Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву
Save As... из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно
щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее
диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне
нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup.
Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться
резервный файл с тем же именем, что и основной, но с
расширением .BAK.
Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директиве Save As
из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть
по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save
Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно
указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове
этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе
пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После
закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в
котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле
ввода Write Reservation Password, то перед открытием
этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать
пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае
файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под
тем же именем.
Дополнительные сведения о файлах.
При первом сохранении файла директивой Save As
открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне
пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и
Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается информация,
полученная программой при инсталляции, но пользователь может
записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить
соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в
отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев
появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается
информационное окно щелчком по кнопке OK.
7.2. Структура документов
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из
важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее
значительно упростить и ускорить работу с таблицами и
управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы
могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в
одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу
с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте
можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной
теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно
повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется
при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии
программы в случае, если нужно было использовать результат из
какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать
соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при
установлении информационных связей между таблицами одного
документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы
находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы
проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в
Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.
Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг
под другом. С помощью именного указателя (регистра имен),
расположенного в нижней части экрана, можно переходить с
одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки
рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров:
Sheet1, Sheet2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает
появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего
листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала
на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева
от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с
помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы
получить доступ к следующим листам документа.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на
единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих
листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот
диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами
позволяют перейти соответственно к первому и к последнему
листам документа.
Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert.
Пользователь может добавить в документ элементы следующих
типов:
- рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на
отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде
программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на
языке Visual Basic);
- рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим
листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то
независимо от занимаемой позиции он буде иметь название
Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых
таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих
листах, нумеруются начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с
макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с
Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с Dialog1 и т.д.
Рабочие листы с программными модулями написанными на языке
Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может
щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после
чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в
котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить
рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши
контекстное меню и выполнить директиву удаления.
Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа,
который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши
откройте контекстное меню. С помощью директивы Move or Copy
откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем
новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or
Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую
позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy, то
данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую
позицию займет его копия. Название копии листа будет
образовано путем добавления порядкового номера к имени
копируемого листа, например, Sheet1(2).
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого
промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном
указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните
директиву Move or Copy, которая в этом случае будет
применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.
Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа,
который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши.
Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы
Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet. Это окно
можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по
названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя
листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая
пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном
указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен
рабочих листов не должны использоваться следующие символы:
квадратные скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая
черта "/"; левая косая черта "\".
Коррекция высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы
должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть
левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В
меню Format находятся подменю Row и Column. При выборе
одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В
подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется
диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину
столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один
символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то
в поле ввода Column Width следует указать число 10.
Директива AutoFit Selection из меню Column автоматически
корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора
мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу
между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель
мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать
теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного
сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию,
которая показывает смещение границы строки. Переместите
эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда
в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть
мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой
строки (столбца) будет автоматически скорректирована по
ее содержимому.
7.3. Построение таблиц
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки,
которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По
умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в
стандартном формате, который устанавливается при запуске
программы. Например, для чисел и текстов задается определенный
вид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые
вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая
область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и
форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также
вызвать на панели форматирования (вторая строка
пи
...Закладка в соц.сетях
